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  • 사회문제를 해결하려는 이들의 연대와 안전망
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사단법인 회원 총회 운영 매뉴얼

by 8번출구 2023. 1. 25.

[업데이트 : 2023년 1월 3일]

* 수정이나 업데이트할 내용이 있을 경우 
설문 링크(https://forms.gle/zSkxLJyE4pfcVUmT7)를 클릭하여 알려주세요. 함께 만들어가요 😇

 

사전 준비

1. 총회에 대한 이해

  • 비영리 사단법인에 대한 개괄 : bit.ly/3Z2TQBY
  • 온라인 총회 개최 가이드 : https://campaignus.do/class/?idx=20
  • 총회는 비영리사단법인의 최고의사결정기관이며 필수기관으로 정관의 규정으로도 폐지할 수 없으며 법인의 운영에 관한 의사결정권을 가진다.
  • 정기총회와 임시총회가 있으며, 정기총회는 최소 1년에 1회 소집 및 진행되어야 한다.
  • 비영리사단법인은 2월말일까지 소속 주무관청에 연간사업보고서를 제출해야하기에, 정기총회는 늦어도 2월 이내에 진행하여야 한다.

2. 결산 재무제표와 감사보고서 준비

  • 정기총회에서 전년도 결산을 보고하기 때문에 총회 개최 이전에 결산 자료와 감사보고서가 완료되어야함
  • 전년도 회계자료를 정리하여 세무사무실에 요청 : 세무사무실에서 결산 자료를 정리하는데 2주 정도의 시일이 소요될 수 있으므로 1월부터 미리 준비
  • 세무사무실로부터 결산 재무제표를 받은 후 감사에게 감사보고서를 요청
  • 결산 재무제표와 감사보고서는 공익법인 공시 자료이므로 추후 공시

3. 정기총회 안건 확인

  1. 전년도 결산과 성과 보고
  2. 당해년도 예산과 사업계획 심의
  3. 기타 필요에 따른 안건
  • 정관변경이 필요한 사항의 경우 정족수에 차이가 있으니 사전 확인 필요
  • 일반 안건 : 개회정족수(회원의 ½) X 의결정족수(참석의 ½)
  • 정관 변경 : 전체 회원의 ⅔ 이상 참석 및 동의
  • 정관 변경의 경우 최종적으로 주무관청의 허가가 필요. 총회에서 승인되더라도 주무관청에서 반려할 수 있으므로 사전에 정관변경 내용을 주무관청에 공유하고 변경가능하다는 답변을 미리 받은 후 총회 안건으로 올리는 것을 추천(정관 변경 가능 여부는 담당 주무관에 따라 판단이 다를 수 있으니 취지를 잘 전달하는 것이 중요)
  • 가장 난이도가 있는 업무(조직 내부에서 통제하기 어려운 업무)는 ① 주무관청과의 커뮤니케이션 ② 공증시 공증위임장(인감증명서 포함) 취합 ③ 개회 정족수(회원이 많을 경우)이며, 특히 주무관청과의 커뮤니케이션은 조직의 리더나 의사결정권자가 담당해서 꾸준히 관계를 쌓은 것이 필요

 

총회 공지

  • 총회 공고는 최소 개최 1주일 전에는 소집공고문을 통지하여야 함(민법 제71조)
  • 소집통지는 회원 전원에게 알릴 수 있는 적절한 방법을 이용하면 되나, 일반적으로 최소 1주일 전 홈페이지에 게시하고 정회원을 대상으로 이메일 또는 우편 발송
  • 공고문과 위임장을 함께 전달(개회 정족수를 위해 당일 참여가 어려운 회원들에게 위임장 제출 안내) - 참고 : https://impactalliance.net/109
  • 구글 설문 등을 통해 참석(또는 위임장 제출) 여부를 사전에 확인하여 개회정족수가 채워지지않는 불상사(?)를 방지하는 게 중요
  • 개회정족수 : ① 일반 안건(정회원의 과반수) ② 정관변경(정회원의 ⅔)

 

운영 준비

1. 총회 자료집 제작

  • 문서로 제작하거나 노션, 캠페이너스 등을 활용해 제작
  • 문서(PDF) :  “정기총회 자료집”을 검색하면 다양한 기관들의 양식을 참고할 수 있음
  • 캠페이너스 템플릿 : https://template-agora.campaignus.me/
  • 노션 사례 : bit.ly/3GxFF0o

2. 재무제표 및 감사보고서 준비

  • 전년도 수입지출 내역 확정 후 세무사무실에 재무제표 작성 의뢰
  • 재무제표 완료 → 감사에게 전달하여 감사보고서 요청

3. 이사회 사전 보고

  • 전년도 결산과 당해년도 예산 및 사업계획을 이사회에 사전 공유
  • 사업 계획의 경우 사전에 이사회와 함께 논의하며 수립하는 것이 가장 좋음

4. 총회 당일 진행 슬라이드 준비

  • 자세한 내용은 자료집이 있으므로 진행을 위해 중요한 내용 위주로 기재하여 준비

5. 위임장 제출 안내 및 취합

  • 총회 당일 참석이 어려울 경우 위임장을 사전 제출받을 수 있음
  • “사단법인 총회 위임장”을 검색하면 다양한 기관들의 양식을 참고할 수 있음
  • 스캔본도 유효 / 총회 개회 전 제출시 유효
  • 최종 정족수는 <총회 당일 현장 참여수 + 위임장 사전 제출수>로 집계

6. 총회 자료집 및 식순 사전 안내

  • 총회 자료집(또는 노션, 캠페이너스 등 온라인 페이지 링크)과 총회 당일 식순(타임테이블)을 회원사에 사전 안내
  • 온라인 총회의 경우 줌 회의실을 예약 개설하여 참여링크를 사전 안내

 

총회 의사록 작성

  • 의사록에 대한 이해 :  https://sites.google.com/site/hannotary24/qna/minutes
  • 진행과 관련된 사진 촬영 / 온라인 총회의 경우 참여자들을 확인할 수 있는 화면 캡처
  • 의사록 작성 : “정기총회 의사록”으로 검색하면 다양한 기관들의 양식을 참고할 수 있음
  • 사단법인의 의사록 날인자는 정관에 따라 정해짐. 보통 사단법인의 법인인감과 의장의 개인 날인(막도장도 가능)이 필요(의장은 이사장이 맡으며, 이사장 이외의 회원이 의장을 하기 위해서는 정관에 관련 내용과 절차가 기재되어 있어야함)
  • 임팩스의 경우 의장 이외에 총회에 출석한 이사들도 함께 날인(막도장 가능)
  • 의사록이 여러장인 경우 간인도 진행(날인한 모든 주체의 도장)
  • 의사록 간인과 날인 방법 : https://zuzu.network/resource/guide/how-to-seal-stamp-on-minutes/
  • 의사록을 공증할 경우, 의장(이사장) 이외에 회의록에 날인한 당사자들의 개인인감증명서가 필요(이사장은 개인인감증명서 제출이 필요하지 않음)

 

공증 및 등기

1. 공증 및 등기에 대한 이해

  • 총회 의결 사항이 등기 사항 변경이 필요할 내용일 경우 의사록(또는 정관)을 공증받아 변경등기 진행 : 법무사에게 수수료를 지불하고 도움을 받아 진행하는 것을 추천
  • 의사록의 내용이 법인등기사항을 포함하고 있지 않은 경우에는 굳이 공증을 받을 필요가 없음 (법인등기사항 포함 여부란 법인등기부등본에 기재된 내용을 말함)

1-1. 정관 변경의 경우 : 등기사항이 아닐 경우(목적과 사업)에는 공증이 필요하지 않으나 주무관청의 허가는 반드시 필요

  • 정관 내용 중 목적과 사업의 관한 내용이 등기사항(정관 제2조와 제3조) : 제2조와 제3조 이외의 변경은 등기사항이 아니므로 공증을 진행할 필요가 없음(법인명이 바뀌는 경우는 거의 없으므로)
  • 정관변경의 경우 공증이 필요한 내용이 아니더라도 주무관청의 허가는 반드시 필요
  • 민법 제42조(사단법인의 정관의 변경) ①사단법인의 정관은 총사원 3분의 2 이상의 동의가 있는 때에 한하여 이를 변경할 수 있다. 그러나 정수에 관하여 정관에 다른 규정이 있는 때에는 그 규정에 의한다.(**민법보다 가중할 순 있어도 감경할 순 없음). ②정관의 변경은 주무관청의 허가를 얻지 아니하면 그 효력이 없다.

1-2. 임원(이사)에 관한 사항

  • 신규 이사 선임의 경우 공증 필요
  • 기존 이사 중임의 경우 공증 필요

2. 공증/등기는 3주 이내 완료

  • 3주 이내 등기를 완료하지않을시 과태료 처분 (이의신청할 수 있음)
  • 등기기간 3주 기산은  총회일자 또는 취임/중임일자(승낙도 미리 가능하므로 승낙서작성일이 아닌 승낙서에 기재된 취임/중임일자) 중 늦은날로 시작
  • 공증은 크게 참석인증과 청문인증이 있으며, 참석인증은 공증인이 총회에 직접 참석하는 경우를 말함. 아래 내용은 청문인증을 기준으로 작성되었음

3. 공증 구비 서류

  • 공증과 등기는 모든 서류를 원본으로 준비(스캔본은 효과 없음)
  • 문서의 날짜는 총회 개최일로 기재
  • 공증시 법인인감과 이사회 막도장 챙겨서 갈 것
  • 이사장을 포함한 임원의 주민등록번호가 필요한 경우가 있으니 미리 챙겨갈 것
  • 공증위임장 필요수 : 의결한 회원의 ½ 초과(이상 X), 의결에 참여한 회원만 공증위임장 유효
No. 구비서류 내용 비고
1 의사록 - 2부 모두 원본
- 기명 날인자 전원 간인
의장을 제외한 기명날인자는 개인인감증명서 필요
2 이사장 진술서 - 이사장 명의로 작성하고 법인 인감 날인
- 날짜는 총회 개최일로 기재
 
3 회원명부(공증용) - 회원명, 회의출석, 의결찬성, 인증촉탁 표기 및 회원수 기재
- 날짜는 총회 개최일로 기재
 
4 공증위임장 + 인감증명서 - 반드시 원본이어야 유효하므로 등기우편으로 받거나 직접 방문하여 취합해야함
- (법인)인감증명서 유효기간을 공증위임장 제출 요청시 반드시 함께 안내(3개월 이내 발급분)
- 날짜는 총회 개최일로 기재
- 수임인은 공증사무소에 접수하는 사람으로 지정 (보통 공증/등기 실무를 담당하는 사무국 직원이나 대표자) 
- 수임인은 공증시 현장 동행
위임인이 법인일 경우
- 법인명, 주소, 대표자(이름, 직급명) 기재시 법인인감증명서 내용과 일치하도록 작성
- 법인인감 도장을 선명하게 찍을 것을 반드시 안내 (흐릿할 경우 공증시 반려되는 경우 있음)
- 법인인감증명서 내용을 일부 가리거나 훼손하지 않아야 유효 (특히 대표자 주민등록번호 뒷자리)
5 정관 사본 - 법인인감으로 원본대조필 및 간인 원본대조필은 모든 장에 찍어야하나, 간인은 필수는 아님
6 법인인감증명서 3개월 이내 발급분  
7 법인등기부등본 3개월 이내 발급분 이사의 주민등록번호 뒷자리 정보와 변경이력을 포함하지 않고 출력해도 되나,
공증 과정에서 이사장 및 이사의 개인정보가 필요한 경우들이 있으므로 모든 정보가 표시되는 출력본도 추가로 발급하는 것을 추천
8 대리인(수임인) 신분증    
9 공증 신청서 공증사무실 현장에서 수임인이 작성 이사장(및 수임인) 주민등록번호 필요

4. 등기 구비 서류

4-1. 이사에 관한 사항 변경 등기

No. 구비서류 내용
1 취임승낙서 또는 중임승낙서 - 개인인감날인
- 반드시 원본으로 준비
- 날짜는 총회 개최일로 기재
2 해당 이사의 개인인감증명서 - 원본으로 준비 (3개월 이내 발급분)
3 해당 이사의 주민등록초본 - 원본으로 준비 (3개월 이내 발급분)
- 주민번호 뒷자리와 주소 변동이력 나오는 것으로 출력
- 위 내용이 표기되지 않게 출력하였을 경우 해당 이사의 막도장 지참 → 법무사 사무실에서 행정정보공동이용사전동의서로 처리할 수 있음
4 변경등기신청서 법무사 작성
  • 회의록 작성시 유의사항
  • 취임 또는 중임 이사의 주민등록번호 뒷자리까지 기재
  • 임기 기간 연월일 기재
  • 이사장(대표권 있는 이사)가 중임할 경우 안건으로 상정하고 이사장의 주민등록번호 뒷자리와 주소지까지 기재

4-2. 정관에 관한 사항 변경 등기

  • 등기 전 주무관청의 정관변경허가 필요 : 아래 서류를 주무관청에 제출 후 주무관청허가서 수령
No. 구비서류 양식
1 정관변경허가서 https://easylaw.go.kr/CSP/CnpClsMain.laf?popMenu=ov&csmSeq=83&ccfNo=5&cciNo=1&cnpClsNo=2&search_put=
2 정관변경사유서
3 정관개정안(신구조문 대조표)
4 총회 의사록 사본
  • 정관변경등기 : 법무사 대행을 추천
No. 구비서류 내용
1 정관변경등기신청서 법무사 작성
2 총회 의사록  
3 주무관청허가서 주무관청에게 수령(보통 우편으로 보내줌)
4 법인등기사항전부증명서 말소사항 포함

 

[별첨]

» 양식 모음
https://drive.google.com/drive/folders/1qcxiSrh_lEM99BbnrR48nj5nTYmRua1Q?usp=sharing

» 총회 진행 체크리스트
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ZjWRnY5fQS4_FN9IcHIzvU7DDAhASb_bQgqUA7nIjcQ/edit?usp=sharing

 

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